Archimatic

Gestione delle richieste di consultazione degli archivi di stato italiani

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La richiesta

Gli archivi di stato italiani gestiscono un enorme patrimonio documentale cartaceo costituito, oltre che dalla documentazione statale, unitaria e preunitaria risalente all'Alto Medioevo, anche dagli archivi notarili anteriori agli ultimi 100 anni e gli archivi degli enti ecclesiastici e delle corporazioni religiose soppresse, i cui beni vennero confiscati dallo Stato. La documentazione conservata negli istituti archivistici consta di circa 1.000.000 di pergamene sciolte e di circa 8.000.000 di unità tra buste, filze, mazzi, fasci, volumi e registri, per un totale non calcolabile di singoli documenti cartacei e pergamenacei. L'insieme del materiale occupa oltre 1.200.000 metri lineari di scaffalature.

Tre dei più importanti archivi di Stato italiani, quelli di Firenze, Venezia e Milano, si sono affidati a noi per la gestione dei loro documenti e abbandonare così le obsolete procedure che implicavano ancora l'uso della carta.

Vantaggi introdotti dalle nostre soluzioni

Molta della documentazione presente negli archivi ha un valore economico inestimabile ed essendo reso pubblico dalla Stato per la libera consultazione da parte dei cittadini, nasce l'esigenza di un software di gestione delle richieste di documentazione che:

  • tenga traccia di quale utente ha consultato quale documento;
  • consenta agli operatori degli archivi di lavorare con la massima efficienza;
  • semplifichi la richiesta di documentazione da parte degli utenti;
  • permetta la richiesta di documenti via internet anche durante le ore di chiusura al pubblico degli archivi.

In quale modo la nostra metodologia ci ha aiutato

La stretta collaborazione con il personale degli archivi, ci ha consentito di produrre il software con la massima aderenza alle specifiche esigenze degli operatori che effettivamente lo avrebbero usato.

Le richieste: 

  • Gli Archivi di Stato di Firenze, Venezia e Milano necessitavano di una soluzione informatica per la gestione della richiesta dei documenti storici che semplificasse il flusso di lavoro per gli archivisti e per gli studiosi.

Cosa ha fatto Develer: 

  • Dopo aver analizzato la precedente gestione cartacea del servizio ed aver raccolto le specifiche funzionali dal cliente e dagli utenti, ha realizzato e messo in opera un gestionale web-based.

Risultati: 

  • Il software prodotto consente agli studiosi di richiedere la consultazione di documenti cartacei anche da remoto collegandosi ai siti internet istituzionali dei relativi archivi. Gli istituti sono in grado di gestire, monitorare e raccogliere statistiche sul servizio come non avrebbero potuto fare con la vecchia gestione cartacea.

Cliente

Archivio di stato Organo periferico del Ministero per i beni e le attività culturali