Foto dello stand di Develer alla fiera SPS Italia

7 cose (più una) da non trascurare

Avete mai immaginato di portare la vostra azienda su un palcoscenico internazionale? Avete mai pensato di allestire uno stand curando ogni dettaglio, dalla promozione alla logistica? Vi siete mai destreggiati tra montatori, designer e la temibile burocrazia?

Noi no. Almeno, non fino a quest’anno. Poi, abbiamo deciso di partecipare a SPS Italia, la fiera dedicata all’industria intelligente, digitale e sostenibile, che si è tenuta a fine maggio a Parma. Diciamo che l’esperienza non ci ha lasciati indifferenti: è stata un’avventura intensa e ricca di sorprese, che ci ha insegnato moltissimo.

In questo blog post vogliamo condividere con voi alcune riflessioni che potrebbero essere utili a chi si avvicina per la prima volta a questo mondo affascinante. Ecco le 7 cose (più una) da non trascurare quando parteciperete a una fiera internazionale con il vostro stand aziendale.

1. Brief: cosa, come e a chi comunicare

Un buon brief  – cioè un documento che riassuma le ricerche fatte e gli obiettivi di una campagna di marketing – è il fondamento di una comunicazione efficace e di un’organizzazione efficiente. Il nostro consiglio è di redigerne uno chiaro e completo, che delinei cosa volete comunicare, come intendete farlo e a chi è destinato il vostro messaggio.

Il brief dovrebbe includere:

2. Stand: pianificate attentamente la vostra posizione

Individuate attentamente il padiglione dove collocare il vostro stand e scegliete una posizione centrale all’interno di esso: dove si trova lo stand può fare una grande differenza nella quantità e nella qualità dei visitatori che attirerete. 

In definitiva, una posizione strategica non solo aumenta la visibilità del vostro stand, ma può anche incrementare significativamente il numero di visitatori interessati.

3. Tempistiche: Pianificate tutto per tempo

La chiave per una partecipazione di successo a una fiera è una pianificazione anticipata e ben strutturata. Ecco alcuni suggerimenti per gestire al meglio le tempistiche:

Pianificare tutto per tempo non solo riduce lo stress, ma permette anche di gestire meglio le risorse e di garantire che ogni dettaglio sia curato. Una preparazione anticipata vi offre il vantaggio di affrontare con calma qualsiasi imprevisto, assicurando una partecipazione alla fiera senza troppi intoppi.

4. Logistica: Organizzatevi con precisione

La logistica è uno degli aspetti cruciali per garantire che tutto il materiale necessario arrivi in tempo e in perfette condizioni. Noi ci siamo organizzati così:

Seguendo questi passaggi, potrete gestire la logistica in modo efficiente e organizzato, minimizzando il rischio di dimenticare qualcosa di importante. Una buona gestione logistica garantisce che tutto il necessario sia a portata di mano e pronto per essere utilizzato, rendendo più semplice l’allestimento dello stand.

5. Team: Gestione e comunicazione efficace 

La gestione del team è cruciale per il successo della partecipazione alla fiera. Ecco come abbiamo organizzato il team che ha preparato la fiera che ha presenziato allo stand:

Una buona gestione del team e una comunicazione efficace sono essenziali per garantire che tutto proceda senza intoppi. Quando tutti lavorano in sinergia e sono ben informati, aumentano le probabilità di successo.

6. Comfort: Rendete lo stand accogliente e funzionale

Durante i giorni della fiera, lo stand diventerà la vostra casa e il vostro luogo di lavoro. Garantire il comfort del team e dei visitatori è essenziale per mantenere un’atmosfera positiva e produttiva. 

Creare un ambiente confortevole e funzionale non solo migliora l’esperienza del team, ma rende anche il vostro stand più accogliente per i visitatori. Quando il team è a proprio agio, può concentrarsi meglio sulle interazioni con i clienti, contribuendo al successo complessivo della vostra partecipazione alla fiera.

7. Post mortem: Analisi e miglioramento continuo

Organizzate un incontro post-mortem, ovvero una riunione alla quale partecipano tutte le persone coinvolte nell’evento, per raccogliere informazioni rilevanti e valutare i diversi aspetti della fiera appena conclusa. Durante questo processo, analizzerete ciò che è andato bene e ciò che invece necessita di miglioramento, al fine di trarre insegnamenti utili per i futuri eventi. Questo è fondamentale per valutare l’efficacia della vostra partecipazione alla fiera e per identificare aree di miglioramento. Ecco come procedere:

Un incontro post-mortem ben organizzato non solo permette di riflettere sulle esperienze passate, ma costituisce anche una base solida per il successo delle future partecipazioni fieristiche. Il feedback costruttivo e l’implementazione delle lezioni apprese vi aiuteranno a crescere e a migliorare costantemente.

 8. Budget: Su cosa investire

Se avete notato, tra i vari punti, non abbiamo ancora parlato del budget.

Il budget è sempre un argomento delicato perché ogni azienda ha risorse diverse e, quando si tratta di partecipare a una fiera internazionale come SPS Italia, potenzialmente non ci sono limiti: è possibile spendere da 1 a 100, a seconda delle scelte fatte e di quanto ci si fa prendere la mano. Una cosa è certa: senza una pianificazione accurata, si rischia di perdere il controllo.

In questo modo, ci pare di aver trovato un equilibrio tra qualità e spesa, garantendo una presenza efficace e professionale alla fiera.

Cosa abbiamo imparato

Partecipare a una fiera come SPS Italia con il proprio stand aziendale può essere un’esperienza straordinaria, ma richiede una pianificazione accurata e una gestione attenta di dettagli e costi, nulla può essere lasciato al caso. Seguendo questi  passi – dalla redazione di un brief dettagliato alla gestione post-mortem – siamo tornati da Parma soddisfatti per il nostro lavoro e per i risultati ottenuti. 

Abbiamo imparato che ogni dettaglio conta: una buona organizzazione, un team ben coordinato e un ambiente confortevole non solo migliorano l’esperienza per voi e per i vostri visitatori, ma possono fare la differenza tra una mera presenza e una partecipazione proficua e gratificante.